기안서 작성법: 육하원칙(5W1H)으로 끝내는 두괄식 작성 예시

 

상사에게 한 번에 통과되는 기안서의 핵심은 '두괄식'입니다.

바쁜 결재권자가 한눈에 파악할 수 있도록 결론을 먼저 제시하고, 육하원칙에 따라 명확하게 기안서를 작성하는 실무 예시와 프레임워크를 정리했습니다.

기안서

1. 기안서 작성의 핵심: 철저한 두괄식

 

기안서는 감상을 적는 일기장이 아니기 때문에 수많은 문서를 처리하는 결재권자를 설득하기 위해 반드시 결론부터 들이미는 두괄식으로 작성해야 합니다.

• 두괄식 (필수): 문서의 제목이나 첫머리에 결론(목적)을 명시하고, 그 뒤에 사유와 기대효과(증빙)를 배치하는 방식.
• 미괄식 (금지): 구구절절 배경 설명부터 늘어놓다가 마지막에 결론을 내는 방식. 바쁜 비즈니스 환경에서는 반려의 1순위 원인.

2. 실무 적용 예시 (품의서/기안서 양식)

 

결론(무엇을 할 것인가)을 서두에 제시하고, 상세 내역(사유, 비용 등)을 하단으로 분리하여 가독성을 극대화하면 됩니다. 

예를 들어 회사에서 노트북을 한대 구매한다고 가정합니다.

 

제목 : OO 부서 OOO 팀원 노트북 구매 건

 

OO 부서 OOO 팀원의 노트북 노후/장애로 인하여 아래와 같이 신규 구매를 진행하고자 하오니 검토 후 재가하여 주시기 바랍니다.

 

-아 래-

 

1. 구매 사유 : 노후(2019년 1월 구매)로 인한 노트북 기능의 성능 저하 및 감가상각으로 인하여 OOO 팀원의 노트북을 교체하고자 함

 

2. 장비 스펙

- 모델 : Samsung NT550SJD-KK 

- CPU : i5

- RAM : 16G

- HDD : SSD 256GB

 

3. 구매 업체 : (주) 삼성직영업체 

 

4. 비 용 : 990,000원(VAT 포함)

 

5. 첨부 파일 : OO 기업_20240119_노트북 견적서 1부

 

 

- 끝 -

 

이와 같은 포맷을 갖고 적용하여 계약서, 인장 날인, 구매 등 모든 종류의 기안을 작성할 수 있습니다.

문단 초반에 그래서 뭘 할 건가?를 생각하여 넣어주고 그에 대한 원인과 증빙자료를 제시하는 것이 중심 내용이며, 증빙 내용에 대해 막막하다면 육하원칙을 떠올리면 됩니다.

 

예시에서 육하원칙을 빗대어 설명해 보자면

누가 : OO 부서 OOO 팀원

언제 : 기안서를 올리는 해당 월

어디서 : 3. 구매 업체에서 구매함

무엇을 : 2. 장비 스펙에 따른 노트북

어떻게 : 구매 업체를 통해 990,000원 비용으로 구매하고자 함

왜 : 노후(2019년 1월 구매)로 인한 노트북 기능의 성능 저하 및 감가상각

 

계약서의 경우 언제의 부분이 더 명확해집니다.

보통 1년을 기준으로 계약하기 때문에 계약 기간을 명시하면 됩니다.